בעבר, עסקים רבים התבססו על רישום ידני, כרטיסי נוכחות או גיליונות אלקטרוניים. השיטות הללו יכולות לעבוד כאשר מספר העובדים קטן מאוד, אך ככל שהעסק גדל וכמות הנתונים עולה, כך גדל גם הסיכון לטעויות ולבזבוז זמן.
זו אחת הסיבות לכך שיותר עסקים בוחרים לעבוד עם מערכת נוכחות לעובדים שמרכזת את דיווחי השעות ומאפשרת לנהל אותם בצורה מסודרת יותר.
לא רק לדעת באיזו שעה העובד הגיע
כאשר מדברים על ניהול נוכחות, קל לחשוב שמדובר רק ברישום כניסה ויציאה. בפועל, התחום רחב הרבה יותר.
עובד יכול להגיע באיחור, לצאת מוקדם, לבצע שעות נוספות, לקחת הפסקה, לעבוד במשמרת שונה מהרגיל או לשכוח לבצע דיווח.
כאשר כל אחד מהמקרים הללו מטופל באופן ידני, מנהלים עלולים למצוא את עצמם משקיעים זמן רב בבירורים ובתיקונים.
מערכת דיגיטלית מאפשרת לרכז את האירועים במקום אחד ולבחון אותם לפני שהם הופכים לבעיה בסוף החודש.
מגוון אפשרויות לדיווח
אחד היתרונות של מערכות מודרניות הוא שאין צורך להסתמך על שיטת דיווח אחת בלבד.
עובדי משרד יכולים לדווח דרך מחשב, עובדים בשטח יכולים להשתמש באפליקציה, ובמקומות שבהם העובדים מגיעים לנקודה קבועה ניתן להשתמש בשעון פיזי, טאבלט או אמצעי זיהוי אחר.
בארגונים מסוימים ניתן גם להשתמש ב-NFC וליצור נקודת דיווח קבועה באמצעות הטלפון.
השילוב בין מספר שיטות מאפשר להתאים את צורת הדיווח לאופי העבודה ולא להפך.
פתרון לעובדים שאינם נמצאים במקום קבוע
בעסקים רבים לא כל העובדים מתחילים את יום העבודה מאותו משרד.
טכנאים, אנשי מכירות, עובדי שירות, צוותי שטח ועובדים שעוברים בין מספר אתרים זקוקים לעיתים לפתרון גמיש יותר.
במקרים כאלה, דיווח דרך הטלפון יכול לאפשר לעובד לבצע כניסה ויציאה מבלי להגיע לעמדה פיזית.
בהתאם למדיניות הארגון, ניתן גם להשתמש במידע הקשור למיקום לצורך בקרה על מקום הדיווח.
היכולת הזאת הופכת משמעותית במיוחד בארגונים שמפעילים מספר סניפים או צוותים מבוזרים.
חישוב שעות עבודה ושעות נוספות
איסוף הנתונים הוא רק השלב הראשון.
לאחר מכן יש צורך לחשב את שעות העבודה בהתאם לכללים שהוגדרו לעובדים.
בארגון מסוים ייתכנו שעות עבודה קבועות, בעוד שבארגון אחר קיימות משמרות משתנות. יש מקומות שבהם קיימות הפסקות קבועות, ובמקומות אחרים החישוב משתנה בהתאם לאורך יום העבודה.
כאשר יש מספר קבוצות עובדים עם כללים שונים, החישוב הופך למורכב עוד יותר.
מערכת מסודרת יכולה לסייע לבצע חלק מהחישובים באופן אוטומטי ולצמצם את כמות העבודה הידנית שנדרשת לפני הכנת השכר.
זיהוי חריגות במהלך החודש
אחת הבעיות בניהול ידני היא שלעתים מגלים את הטעויות רק כאשר מגיע סוף החודש.
עובד שכח לדווח יציאה לפני שלושה שבועות, עובד אחר לא דיווח כניסה ביום מסוים, ובמחלקה אחרת יש מספר שעות עבודה שדורשות בדיקה.
ככל שעובר יותר זמן, כך קשה יותר לשחזר מה התרחש בפועל.
מערכת נוכחות מאפשרת לזהות חריגות מוקדם יותר ולטפל בהן במהלך החודש.
הדבר יכול להפחית עומס ממנהלים, ממשאבי אנוש ומחשבות השכר בתקופה שבה צריך להכין את נתוני השכר.
ניהול משמרות ועבודה בפועל
בעסקים שעובדים במשמרות יש חשיבות להבדל בין מה שתוכנן לבין מה שבוצע.
עובד היה אמור לעבוד בין 08:00 ל-16:00, אך בפועל הגיע ב-08:15 ונשאר עד 17:00.
מנהל צריך לדעת מה הייתה המשמרת המקורית, אילו שעות בוצעו בפועל והאם קיימת חריגה שדורשת אישור.
כאשר המידע מרוכז בצורה דיגיטלית, ניתן לבצע השוואה ברורה יותר בין התכנון לבין המציאות.
הדבר רלוונטי במיוחד למסעדות, רשתות, מפעלים, מוקדי שירות, חברות אבטחה ועסקים שפועלים לאורך שעות ארוכות.
הנתונים יכולים לעזור גם למנהלים
דוחות נוכחות אינם מיועדים רק לצורך חישוב שכר.
הם יכולים לספק למנהלים מידע על אופן הפעילות של העסק.
לדוגמה, ניתן לבדוק כמה שעות עבודה מבוצעות במחלקה מסוימת, היכן קיימות יותר חריגות, באילו ימים נוצר צורך בשעות נוספות ואילו צוותים דורשים יותר תיקונים.
בארגונים גדולים ניתן לחלק את הנתונים לפי חברות, סניפים, מחלקות או קבוצות עובדים.
כך כל מנהל יכול לקבל את המידע הרלוונטי לתחום האחריות שלו.
ומה לגבי חברות שפועלות בחו״ל?
הצורך בניהול שעות עבודה אינו ייחודי לשוק הישראלי.
חברות שפועלות במספר מדינות, מעסיקות עובדים מרחוק או מנהלות צוותים בינלאומיים מתמודדות עם אותו צורך בסיסי: לדעת מי עבד, מתי עבד וכיצד לנהל את הנתונים בצורה מסודרת.
בעולם מקובל להשתמש במונחים כמו time and attendance system לתיאור מערכות שמרכזות דיווחי נוכחות, שעות עבודה ונתונים הקשורים לכוח האדם.
העיקרון דומה גם כאשר שיטות העבודה, החוקים וההגדרות משתנים ממדינה למדינה.
האם גם עסק קטן צריך מערכת?
לא בהכרח צריך להעסיק מאות עובדים כדי להרגיש את המורכבות.
גם עסק עם עשרה או עשרים עובדים יכול להתמודד מדי חודש עם דיווחים חסרים, איחורים, שעות נוספות ושינויים במשמרות.
כאשר בעל העסק או המנהל הוא גם מי שמטפל בלקוחות, בכספים ובניהול העובדים, כל שעה שנחסכת מעבודה אדמיניסטרטיבית יכולה להיות משמעותית.
מערכת דיגיטלית אינה מיועדת רק לארגונים גדולים, אלא לכל עסק שבו ניהול ידני של שעות העבודה מתחיל להפוך לעומס.
לבחור לפי אופי העסק
אין פתרון אחד שמתאים לכל מקום עבודה.
לפני שבוחרים מערכת כדאי לבדוק כיצד העובדים עובדים בפועל.
האם כולם מגיעים לאותו מקום? האם יש עובדים בשטח? האם העסק פועל במשמרות? האם יש מספר סניפים? האם צריך לעקוב אחר מיקום הדיווח? כמה זמן מושקע כיום בתיקוני שעות?
התשובות לשאלות האלו יכולות לעזור להבין אילו אמצעי דיווח ואילו יכולות ניהול באמת נדרשים.
המטרה אינה להוסיף עוד מערכת לעסק, אלא ליצור תהליך פשוט יותר לניהול נתוני העבודה.
לסיכום
ניהול נוכחות עבר בשנים האחרונות מתהליך ידני יחסית לתחום דיגיטלי שמחבר בין העובד, המנהל ומחלקת השכר.
אפליקציות, שעונים פיזיים, מחשבים, טאבלטים ופתרונות נוספים מאפשרים לעסקים לבחור כיצד העובדים ידווחו, בעוד שהמערכת המרכזית מרכזת את המידע לצורך חישובים, בקרה ודוחות.
כאשר הנתונים זמינים ומסודרים, קל יותר לזהות חריגות, לצמצם תיקונים ידניים ולקבל תמונה מדויקת יותר של שעות העבודה בארגון.